○斑鳩町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規則
平成15年1月20日
規則第1号
(目的)
第1条 この規則は、斑鳩町における戸籍情報システムに係る戸籍データの適切な管理運営を確保することを目的とする。
(定義)
第2条 この規則において用語の定義は、それぞれ次の各号に定めるところによる。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと住民課に設置した戸籍専用端末により現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、戸籍附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取扱われる入出力データをいう(以下「データ」という。)。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たつては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護しなければならない。
(データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民生活部長をもつて充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。又事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民課長をもつて充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏洩、滅失及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。又ここを他の業務に利用してはならない。
4 出力されたデータは、不要となつた時点で、速やかに裁断等の復元できない方法によつて処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法によりおこなうこと。
(4) 戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することにより、適切な磁気ディスクの管理と戸籍データの漏洩を防止する。
(5) 認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は、必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法によりおこなうこと。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバへのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された職員へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者が戸籍サーバにアクセスしようとするときは、予め許可された操作者にID及びパスワードを付与しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバ利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、戸籍サーバの重大障害、情報漏洩の恐れ、サイバー攻撃その他保護管理者が必要とする場合に備え、戸籍情報システム事業者と速やかに協議する体制を設けなければならない。
(戸籍データへのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された職員へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者が戸籍データにアクセスしようとするときは、緊急時の保守作業においてのみ許可し、予め許可された操作者にID及びパスワードを付与しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、戸籍データの重大障害、情報漏洩の恐れ、サイバー攻撃その他保護管理者が必要とする場合に備え、戸籍情報システム事業者と速やかに協議する体制を設けなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 戸籍情報システムへのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏洩防止の措置)
第14条 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードを予め付与した者以外の者に漏らしてはならない。
3 戸籍サーバ、戸籍データ、戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された職員(以下「取扱職員」という。)は、自己のID及びパスワードを厳重に管理しなければならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを予め許可された操作者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) その他戸籍情報システムの管理運用に関すること。
(端末機の操作)
第17条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行つてはならない。又データを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第18条 保護管理者は、データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を保管しなければならない。
(データの重要性等についての研修の実施)
第19条 保護管理者は、データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して研修を実施しなければならない。
(会議)
第20条 データ保護の適切な管理を推進するため、データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもつて組織する。
4 会議の庶務は、住民課において処理する。
(その他)
第21条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
付則
(施行期日)
1 この規則は、平成15年2月1日から施行する。
(斑鳩町住民課戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理規則の廃止)
2 斑鳩町住民課戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理規則(平成12年3月斑鳩町規則第4号)は、廃止する。
付則(平成28年規則第22号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
付則(平成30年規則第1号)
この規則は、平成30年4月1日から施行する。
付則(令和7年規則第17号)
この規則は、令和7年9月22日から施行する。