○斑鳩町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規則
平成15年1月20日
規則第1号
(目的)
第1条 この規則は、斑鳩町における戸籍情報システムに係る戸籍データの適切な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 住民課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取扱われる入出力データをいう(以下「データ」という。)。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たつては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護しなければならない。
(データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民生活部長をもつて充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。又事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民課長をもつて充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏洩、滅失及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。又ここを他の業務に利用してはならない。
4 出力されたデータは、不要となつた時点で、速やかに裁断等の復元できない方法によつて処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法によりおこなうこと。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法によりおこなうこと。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムを取扱う職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) その他戸籍情報システムの管理運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行つてはならない。又データを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を保管しなければならない。
(データの重要性等についての研修の実施)
第15条 保護管理者は、データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して研修を実施しなければならない。
(会議)
第16条 データ保護の適切な管理を推進するため、データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもつて組織する。
4 会議の庶務は、住民課において処理する。
(その他)
第17条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
付則
(施行期日)
1 この規則は、平成15年2月1日から施行する。
(斑鳩町住民課戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理規則の廃止)
2 斑鳩町住民課戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理規則(平成12年3月斑鳩町規則第4号)は、廃止する。
付則(平成28年規則第22号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
付則(平成30年規則第1号)
この規則は、平成30年4月1日から施行する。