(趣旨)

第1条　斑鳩町役場における事務処理の執行については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(事務処理の原則)

第2条　事務の処理は、適正かつすみやかに行い、常にその能率の向上を図らなければならない。

(決裁)

第3条　すべて事務は、別に定めるところにより、決裁を経て処理しなければならない。

(文書等の受領及び配付)

第4条　役場に到着した文書、金券、物品等は、総務課において受領し、次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(課における文書等の収受)

第5条　前条第4項の規定により配付を受け、又は同条第2項の規定により受領した文書等は、直ちに、開封し、当該文書等の余白に受付印(第1号様式)を押印し、文書件名簿(第2号様式)に所要事項を記載し、その文書に番号を記入のうえ主務係又は、名あて人に配付しなければならない。ただし、主務課長が特に重要と認めた文書については、主務係長又は名あて人に配付する前に町長等の閲覧に供するものとし、軽易な文書については、文書件名簿への記載を省略することができる。

(受領文書等の返還等)

第6条　受領した文書又は物件で本町の主管に属さないものは、総務課において返還又は転送の手続をとる。

(郵便料金未納の文書の受領)

第7条　総務課長は、主務課長と協議の上、郵便料金の未納又は不足の郵便物であつても必要と認めるときは、受領することができる。

(転送の禁止)

第8条　配付を受けた文書中その主管に属さないものがあるときは、その事由を付して、課長検印のうえ、ただちに総務課に返付しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(文書処理)

第9条　課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示してこれを課員に配付しなければならない。

(起案)

第10条　新たな事件又は重要と認められる事件の起案については、起案用紙(第5号様式)を用いなければならない。

(起案文の記載)

第11条　起案文書には、簡明な件名をつけ、必要に応じて文案の前に起案理由の要旨を記載し、文案の末尾に関係法規その他参考となる事項又は書類を付記又は添付しなければならない。

(文書の書式及び作成要領)

第12条　文書の書式及び作成要領は、斑鳩町公文例規程(昭和35年4月斑鳩町訓令甲第1号)の定めるところによらなければならない。

(文書の記名)

第13条　文書の記名は、町名又は町長名を用いなければならない。ただし、軽易な通知又は庁内相互間の文書は、副町長名、部長名又は課長名を用いることができる。

(決裁)

第14条　起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、斑鳩町事務決裁規程(昭和55年4月斑鳩町規程第1号)に定められた決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(重要な起案文書等の回議)

第15条　起案文書のうち重要なもの又は急を要するものは、起案者又は課長等が携帯して決裁を受けなければならない。

(合議)

第16条　起案内容が他の部課に関係のあるものは、その関係のある部課に合議しなければならない。

(法令審査)

第17条　条例、規則及び訓令の制定又は改廃を行う場合は、関係部課の合議を経て、法令審査会の審査を受けなければならない。

(決裁文書)

第18条　起案文書が決裁になつたとき(他の執行機関と合議を要するものについては、合議を終えたとき)は、その主管課において原議に決裁の年月日を記入しなければならない。

(廃案文書)

第19条　廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書しなければならない。

(浄書)

第20条　決裁済の文書で浄書を要するものは、主務課において行うものとする。

(公印の押印)

第21条　外部に発する公文には、その記名に従い当該公印を押さなければならない。ただし、公告式に定めるものについては、この限りでない。

(発送)

第22条　発送文書は、特定のものを除き、総務課に回付しなければならない。

(令達件名簿)

第23条　条例若しくは規則を公布し、又は訓令若しくは告示を発するときは、総務課において令達件名簿(第6号様式)に所要事項を記載しなければならない。この場合において、令達件名簿は、条例、規則、訓令及び告示の各区分ごとに整理するものとする。

(令達番号及び文書番号)

第24条　公文には、次の各号の定めるところにより、令達番号又は文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書には記号及び番号を省略することができる。

(公文例)

第25条　令達の種類等公文の例式は、別に定める。

(文書の編てつ)

第26条　完結した文書は、主務課において完結の順序により、次の各号に従つて編集しなければならない。

(保存年限)

第27条　文書の保存年限は、永年、30年、10年、5年及び1年の5種に区分する。

(保存年限の基準)

第28条　永年に属するものは、次のとおりとする。

(保存年限基準表及び文書分類表)

第29条　すべての文書は、別に定める保存年限基準表により分類、整理、保管及び保存しなければならない。

(編てつ文書の保管)

第30条　前条により完結した文書は、主務課において文書完結の翌年度まで保管しなければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第31条　主務課長は、保管期間経過後引き続き保存する文書については、保存年限別に文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するとともに、文書保存票(第8号様式)を保存箱ごとに作成し、総務課長に引き継がなければならない。ただし、公の施設の保存文書については、この限りではない。

(文書庫の管理)

第32条　文書庫は、総務課長が管理する。

(公の施設の保存文書)

第33条　公の施設の保存文書については、当該施設の書庫に保存する。

(保存文書の貸し出し)

第34条　保存文書を借りようとするときは、文書貸出票(第9号様式)に必要事項を記入し、出庫時刻前に総務課に提出しなければならない。

(保存期間の更正)

第35条　総務課長は、現に保存中の文書について随時保存の要否を審査し、保存期間を更正することができる。この場合、保存の必要がないと認めた文書は、第36条の手続きを経てこれを廃棄することができる。

(廃棄)

第36条　総務課長は、保存期間を経過した保存文書を、保存文書廃棄処分目録により関係課に合議の上、廃棄しなければならない。ただし、公の施設の保存文書については、当該施設の所管課長が廃棄しなければならない。

(永年文書の廃棄)

第37条　総務課長は、第31条第1項の規定により引き継がれた文書のうち、永年保存文書については、当該文書の保存年限の起算日から20年ごとにあらためて保存の可否を決定する。

(文書の閲覧)

第38条　文書は、主務課長の許可を得てその指定する場所で閲覧させることができる。

(文書の庁外持出)

第39条　文書は、主務課長の許可を受けた場合のほか、庁外に持出してはならない。