この要綱は、別に定めがある場合を除き、斑鳩町公文書の開示に関する条例(平成10年3月斑鳩町条例第1号。以下「条例」という。)に定める公文書の開示及び情報提供施策(以下「情報公開」と総称する。)に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

第2　情報公開の窓口等

1　総合公開窓口の設置

情報公開に係る事務を一元的に行うため、総務部総務課に総合公開窓口を設置する。

2　事務の分掌

(1)　総合公開窓口で行う事務

ア　情報公開に係る相談及び案内に関すること。

イ　公文書の開示に係る事務についての、すべての実施機関の主管課(課に準ずるものを含む。以下同じ。)との連絡調整に関すること。

ウ　すべての実施機関の開示請求等の受付に関すること。

エ　すべての実施機関の公文書の閲覧又はその写しの交付(以下「公文書の開示」という。)の実施場所の提供及び立ち会いに関すること。

オ　すべての実施機関の公文書の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。

カ　すべての実施機関の公文書の開示・非開示の決定等に係る不服申立ての受付に関すること。

キ　すべての実施機関の公文書の検索資料の整理及び閲覧に関すること。

ク　実施状況の公表に関すること。

ケ　斑鳩町公文書開示審査会の庶務に関すること。

コ　情報提供に関すること。

サ　その他情報公開制度の推進に関すること。

(2)　主管課で行う事務

ア　公文書の開示請求等の受付に関すること。

イ　公文書の開示請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

ウ　開示請求の形式要件の審査(対象公文書の存在及び請求権の有無等の確認)に関すること。

エ　開示請求に係る却下の決定及びその通知に関すること。

オ　開示請求に係る公文書の開示・非開示の決定及びその通知に関すること。

カ　町以外のものからの意見聴取及び開示・一部開示決定の場合の通知に関すること。

キ　公文書の開示の実施(開示の決定をした公文書の総合公開窓口への搬入及び当該公文書の写しの作成、送付等を含む。)に関すること。

ク　公文書の開示・非開示の決定等に係る異議申立書の受付及び受理に関すること。

ケ　異議申立事案の斑鳩町公文書開示審査会への諮問に関すること。

コ　異議申立てについての決定及びその通知に関すること。

サ　検索資料の作成に関すること。

シ　主管課における情報提供に関すること。

(3)　水道事業管理者の情報公開の窓口が行う事務(水道事業管理者が管理する公文書に係るものに限る。)

ア　情報公開に係る相談及び案内に関すること。

イ　開示請求等の受付に関すること。

ウ　公文書の開示の実施場所の提供及び立ち会いに関すること。

エ　公文書の開示・非開示の決定等に係る審査請求の受付に関すること。

オ　公文書の検索資料の整理及び閲覧に関すること。

カ　情報提供に関すること。

第3　公文書開示に係る事務

1　相談及び案内

(1)　来庁者のニーズの把握

総合公開窓口では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。

(2)　情報の所在の確認

窓口職員は、総合公開窓口に備え置く検索資料等により、主管課を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認するものとする。

(3)　対応の選択

総合公開窓口では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。

ア　情報提供

イ　他の制度の利用

ウ　公文書の開示の請求

エ　公文書の任意開示の申出

(4)　来庁者への説明

来庁者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、当該情報提供で対応するものとする。また、他の法令等に基づき、閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合及び町立図書館等において一般の利用に供している公文書により対応すべき場合は、条例は適用されないので、その旨を来庁者に説明し、当該事務を担当する課等の所在を案内するものとする。

(5)　公文書の検索

総合公開窓口では、来庁者の相談の内容が公文書の開示又は任意開示として対応すべきものであるときは、求められている内容が記載されている公文書(以下「対象公文書」という。)の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は主管課との連絡により、対象公文書の検索を行うものとする。

(6)　主管課における相談等

主管課に直接情報公開に関する相談があつた場合には、主管課は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、速やかに総合公開窓口と緊密な連携をとりながら適切な対応に努めるものとする。

2　総合公開窓口における公文書開示請求の受付等

請求者が条例第5条に規定する請求権者であることを確認した上で、義務開示で対応すべきであると判断される場合においては、総合公開窓口は、次により事務を処理するものとする。

(1)　対象公文書の特定

ア　請求者との応対により、請求の内容を確定した後、文書分類表、文書目録、文書件名目録等により、主管課を選定し、当該主管課と連絡を取つた上で、対象公文書を検索・特定するものとする。なお、対象公文書の特定に当たつては、公文書開示請求受付後に当該請求に係る公文書が不存在であることが判明することのないよう、主管課と十分連絡をとるとともに、原則として、主管課の職員(情報公開主任又は担当職員)の立会いを求めるものとする。

イ　主管課の情報公開主任又は担当職員の不在等により、対象公文書を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げた上で、いつたん開示請求を受け付けるものとする。

ウ　総合公開窓口において対象公文書を特定する段階で、対象公文書の不存在が判明した場合は、請求者に対し、請求に応じられない旨を説明し、開示請求は受け付けないものとする。なお、他の方法により、請求の趣旨に沿つた情報の提供が可能なものについては、その旨説明するものとする。

(2)　公文書の開示請求の方法

ア　公文書開示請求書の提出による場合(条例第6条本文)

公文書の開示請求は、条例第6条ただし書に該当する場合を除き、請求権者が、原則として、斑鳩町公文書の開示に関する条例施行規則(以下「施行規則」という。)第2条に定める公文書開示請求書(施行規則第1号様式)等各実施機関が定める所定の様式(以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、総合公開窓口へ提出することにより行うものとする。ただし、水道事業管理者が管理する公文書については、水道事業管理者の情報公開の窓口に提出することにより行うことができるものとする。

イ　口頭請求による場合(条例第6条ただし書)

(ア)　明らかに全部開示可能な公文書で、即日開示することが可能な場合

対象公文書が、明らかに全部開示可能な公文書で、即日開示することが可能な場合は、総合公開窓口の職員は主管課と連絡をとりその了承を得た上で、条例第6条ただし書による口頭請求として取り扱うものとする。この場合、主管課は、総合公開窓口において、即日、当該公文書を開示するものとする。また、総合公開窓口の職員は、「公文書開示請求等処理簿」(別記様式第1号。以下「処理簿」という。)に処理内容を記載するものとする。

(イ)　請求者が身体障害者等で請求書に記載することが困難な場合

聴き取りをした受付窓口の職員が請求内容等を代筆した上で、請求者の確認を得るものとする。

ウ　郵送又はファクシミリによる場合

必要事項が記載され、対象公文書が特定できれば、所定の様式でなくても、受け付けるものとする。なお、主管課に直接到達したときは、いつたん総合公開窓口に送付するものとする。

(3)　請求書の受付に当たつての留意事項

ア　開示請求は、原則として、対象公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一人から同一の主管課に係る同一内容の複数の対象公文書の開示請求があつた場合は、「請求する公文書の件名又は内容」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

イ　開示請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出があつた場合は、代理人により行うことができる。

ウ　未成年者による開示請求があつた場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを、未成年者に指導するものとする。

(ア)　中学生以下の場合であつて、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

(イ)　公文書の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。

(4)　請求権者の確認

第5条に規定する請求権者であるかどうかの確認は、原則として、口頭又は請求書の記載内容を審査して行うものとし、証明書等の提示は求めないものとする。

(5)　請求書の記載事項の確認

総合公開窓口では、請求書の提出があつた場合は、次の事項について確認するものとする。

ア　「住所」欄

個人の場合は住所、法人その他の団体の場合は主たる事務所又は事業所の所在地が記載されていること。

イ　「氏名」欄

(ア)　個人の場合は氏名、法人その他の団体の場合は名称及び代表者の氏名が記載されていること。

(イ)　代理人による請求の場合は、次の例のように、請求者本人の氏名又は名称の次に、代理人の住所・氏名・連絡先が記載されていること。

例　○○　○○　代理人

△△市△△町△丁目△番△号

□□　□□

TEL　＊＊―＊＊＊―＊＊＊＊

(ウ)　なお、いずれの場合も押印は要しないものとする。

ウ　「連絡先」欄

請求者に迅速かつ確実に連絡するため、自宅・勤務先等の電話番号が記載されていること。なお、法人その他の団体の場合は、担当者の所属・氏名・内線番号等の記載を求めること。

エ　「請求する公文書の件名又は内容」欄

請求しようとする公文書の件名又は知りたい事項の内容が、対象公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

オ　「請求の目的」欄

(ア)　この欄は、任意記載事項であるが、請求者に対し、対象公文書を特定するための補足資料、一部開示をする場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判断資料、制度の利用状況等の統計資料として利用するためのものであることを十分説明し、できるだけ記載を求めること。

(イ)　この欄は、任意記載事項であるので、空欄であつても、請求の要件に何ら欠けるものではないことに十分留意すること。

カ　「請求者の区分」欄

(ア)　該当する区分のいずれか一つの番号が○印で囲まれていること。

(イ)　該当する番号が重複する場合は、若い番号が○印で囲まれていること。

(ウ)　2から4までの番号が○印で囲まれている場合は、該当する「町内の事務所、事業所又は学校の名称及び所在地」欄が記載されていること。

(エ)　5が○印で囲まれている場合は、該当する「利害関係の内容」欄が記載されていること。

キ　「町内の事務所、事業所又は学校の名称及び所在地」欄

請求者の区分の2から4までの番号に対応する名称及び町内の所在地が記載されていること。

ク　「利害関係の内容」欄

実施機関が行う事務事業との利害関係の存在が具体的に記載されていること。

ケ　「開示の方法」欄

該当する区分の番号が○印で囲まれていること。

(6)　請求書の職員記載欄の留意事項

総合公開窓口では、請求書の提出があり、かつ、上記(5)の事項が記載されていることを確認した場合は、職員記載欄に次の事項を記載するものとする。

ア　「公文書の件名」欄

(ア)　(1)により特定した対象公文書の件名を記載すること。

(イ)　請求書の受付時に公文書の特定ができない場合、又は公文書の正式な件名が不明な場合は、後日、主管課において請求書の記載内容から対象公文書を特定するものとし、その旨を請求者に伝えるものとする。

イ　「担当部課」欄

(ア)　請求に係る公文書を管理している部課等の名称(担当係名まで)及び電話番号を記載すること。

(イ)　対象公文書が複数の課等に存在する場合は、当該公文書を最初に作成した課等又は当該公文書に係る事務事業の主体となつている課等を主管課とする。

ウ　「備考」欄

他の欄に記載できなかつた事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載するものとする。

(7)　請求書の補正

ア　来庁の場合

請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、総合公開窓口の職員は、請求者に対して、その箇所を訂正又は補筆するよう求めるものとする。なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総合公開窓口の職員が、職権で補正できるものとする。

イ　郵送等の場合

(ア)　請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件に適合しない開示請求があつた場合は、当該開示請求を却下せざるを得ないような特別の事情があるときを除き、総合公開窓口の職員(主管課が判明するときは主管課の職員)は、速やかに、請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求の補正を求めるものとする。なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、職員が、職権で補正できるものとする。

(イ)　相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正されない場合は、開示請求を却下するものとする。

(ウ)　補正を求めた場合の公文書の開示をするかどうかの決定期間は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日から起算して15日以内にしなければならない。

(8)　請求書を受け付けた場合の請求者への説明等

総合公開窓口では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に収受印を押印し、職員記載欄に必要事項を記載の上、その写し及び「公文書の開示を求められた方へ」(別記様式第2号)を請求者に交付(又は送付)するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)するものとする。

ア　公文書の開示は、開示・非開示決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。

イ　対象公文書の開示・非開示決定は、請求があつた日から起算して15日以内に行い、結果は速やかに請求者に書面により通知されること。

ウ　やむを得ない理由により15日以内に決定を行うことができない場合は、決定期間を、請求があつた日から60日間を限度として延長することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。

エ　公文書の開示を実施する場合の日時・場所等は、上記イの書面で指定すること。

オ　公文書の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵送等を希望する場合は郵送等に要する費用も合わせて、請求者が負担し、前納する必要があること。

カ　請求書の受付時に対象公文書が特定できなかつたなどの場合において、受付後に対象公文書が不存在であることなど形式的要件の不備が判明したときは、開示・非開示決定をすることができないので、請求が却下される場合があること。

(9)　処理簿への記載

ア　総合公開窓口は、公文書の開示の請求があつたときは、その請求内容等を処理簿に記載するとともに、公文書の開示に係る事務処理の経過を処理簿に、随時記載するものとする。

(10)　受付後の請求書の取扱い

総合公開窓口は、請求書を受け付けたときは、請求書の原本及び処理簿の写しを直ちに主管課へ送付するとともに、請求書の写しを保管するものとする。

3　請求書の形式要件審査等

(1)　処理簿への記載

主管課の情報公開主任は、総合公開窓口から請求書の送付を受けたときは、処理簿に必要事項を記載して、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。

(2)　請求書の形式要件審査

主管課は、当該請求書が形式的要件を具備していること、とりわけ開示請求に係る対象公文書が存在していること及び請求者が条例第5条に規定する請求権者であることを必ず確認するものとする。

(3)　却下通知等

主管課は、当該請求書が形式的要件に欠ける場合は、補正を命ずるときを除き、次により処理するものとする。

ア　請求者に対し、請求に応じることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。

イ　請求が取り下げられない場合は、却下処分を行い、請求者に「却下通知」(別記様式第3号)を送付するとともに、その写しを総合公開窓口に送付すること。

ウ　他の方法により請求の趣旨に沿つた情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡すること。

4　開示・非開示の決定

(1)　公文書の内容の検討

主管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、対象公文書に記録されている情報が条例第10条各号に規定する非開示事項に該当するかどうかを、解釈・運用基準及び「開示しないことができる公文書の具体例」等を参考に検討するものとする。

(2)　開示・非開示の決定期間

総合公開窓口において請求書を受け付けた日から起算して15日以内に、主管課は開示・非開示の決定をしなければならない。

(3)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休暇その他やむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、主管課は、決定期間延長通知書(施行規則第5号様式)により、請求者に通知するものとする。なお、この場合、次のことに留意するものとする。

ア　延長期間は、総合公開窓口において請求書を受け付けた日から起算して60日以内の範囲内において、必要最小限の期間とすること。

イ　主管課は、15日以内の決定期間内に、決定期間延長通知書が請求者に到達するよう努めるものとする。

ウ　主管課は、決定期間延長通知書の写しを総合公開窓口に送付すること。

エ　決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、やむを得ない理由を具体的に記載すること。

(4)　内部調整

開示・非開示の決定に当たつては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。

ア　総合公開窓口への協議

主管課は、開示・非開示の決定に当たつては、必ず総合公開窓口に協議しなければならない。なお、この協議は、当分の間、合議方式とする。

イ　関係課等との調整

主管課は、対象公文書が、他の課(所)又は町の他の機関に関連するものである場合は、当該関係課(所)又は機関と連絡を取り、調整を行うこと。

(5)　第三者情報に係る意見聴取等

対象公文書に町以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、5に定めるところにより、当該第三者に対する意見聴取等を行うものとする。

(6)　開示・非開示決定の決裁

公文書の開示・非開示の決定は、町長部局にあつては、斑鳩町事務決裁規程(昭和55年4月規程第1号)の規定により、原則として課長が専決し、その他の実施機関にあつては、その実施機関の定めるところによる。

なお、この決定に当たつては、総務課長を経て総務部長に合議しなければならない。

(7)　決定通知書の記載要領

公文書開示決定通知書(施行規則第2号様式)、公文書一部開示決定通知書(施行規則第3号様式)及び公文書非開示決定通知書(施行規則第4号様式)(以下「決定通知書」と総称する。)は、次により作成するものとする。

ア　「公文書の件名」欄

当該公文書の件名を正確に記載すること。なお、1枚の請求書により複数の公文書の開示請求があつた場合など、必要がある場合は、1枚の決定通知書に複数の公文書の件名を記載することができる。

イ　「公文書の開示の日時」欄

開示の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとし、主管課は、あらかじめ請求者及び総合公開窓口と電話等で十分連絡を取り、できるだけ請求者の都合の良い日時を指定するものとする。なお、公文書の写しの交付を郵送等により行う場合は、この欄を斜線で消すものとする。

ウ　「公文書の開示の場所」欄

開示の場所は、原則として、総合公開窓口を指定するものとする。また、公文書の写しの交付を郵送等により行う場合は、送付方法(例「郵送」)をこの欄に記載するものとする。

エ　「開示しない部分」欄

開示しない情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。

例　・「○○のうち特定個人の住所、氏名」

・「○○のうち、用地買収計画の部分」

オ　「(上記部分を)開示しない理由」欄

条例第10条の該当号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、決定通知書に添付するものとする。

カ　「開示することができるようになる期日」欄

一定の期間(おおむね1年以内)が経過することにより、条例第10条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、当該理由が消滅する期日(複数の非開示事項に該当する場合には、すべての非開示事項に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載するものとする。なお、当該期日を明示することができないときは、この欄を斜線で消すものとする。

キ　「備考」欄

必要な事務連絡のほか、公文書の写しの交付希望があつた場合に、①写しの枚数、②写しの作成に要する費用の額、③写しの送付に要する費用の額をそれぞれ記載するものとする。

(8)　決定通知書の送付

ア　主管課は、開示・非開示の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを総合公開窓口へ送付するものとする。

イ　請求のあつた日に公文書の全部を開示する場合は、条例第7条第2項ただし書の規定により、口頭で通知することができる。即日開示を実施した場合は、速やかに、処理結果を記録した処理簿の写しを総合公開窓口へ送付するものとする。

(9)　過去に開示実績のある公文書の取扱い

主管課は、対象公文書が過去に公文書の開示実績があり、直ちに開示決定又は一部開示決定ができる公文書については、速やかに、公文書の開示をするよう努めるものとする。この場合、(4)の内部調整及び(5)の第三者情報に係る意見聴取等は、省略することができるものとする。

5　第三者に関する情報の取扱い

(1)　意見聴取の実施

主管課は、対象公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、開示・非開示の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第10条各号に該当するかどうかが明らかであるときを除き、必要に応じて、当該第三者に対する意見聴取を実施するものとする。

(2)　意見聴取の方法

意見聴取は、原則として、第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている公文書について、開示請求があつた旨などを書面(「公文書の開示に係る意見について(照会)」(別記様式第4号))により通知し、「公文書の開示に係る意見書」(別記様式第5号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合、第三者に対して、1週間以内に当該意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

(3)　意見聴取事項

第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。

ア　個人に関する情報については、プライバシー侵害の有無及び程度

イ　法人等に関する情報については、不利益の有無及び程度

ウ　国等に関する情報については、信頼関係若しくは協力関係への影響、事務事業に係る意思形成に対する支障、事務事業の目的達成の困難性又は公正かつ円滑な執行に対する支障等の有無及び程度

(4)　第三者への通知

主管課は、第三者情報について、意見聴取を行つた後に開示決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同時に、当該第三者に書面(公文書の開示について(通知)」(別記様式第6号))によりその旨を通知するものとする。なお、非開示決定した場合にも、第三者との信頼関係を保つ上から、電話等により口頭で通知するものとする。

6　公文書の開示の方法

(1)　公文書の閲覧の方法

ア　文書、図画及び写真(以下「文書等」という。)の場合

原則として、原本を閲覧に供する。ただし、汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、複写したものを閲覧に供するものとする。なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

イ　マイクロフィルムの場合

マイクロフィルムの閲覧は、原則としてマイクロリーダープリンターで複写したものにより、行うものとする。なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

(2)　公文書の写しの作成及び交付の方法

公文書の写しの作成は、原則として主管課の職員が行うものとする。また、写しの交付の部数は、対象公文書1件につき1部とし、そのサイズは原則としてA4判とする。なお、交付の方法は、請求者の希望により、総合公開窓口での交付又は郵送等による交付のいずれかにより行うものとする。

(3)　公文書の一部開示の方法

公文書の一部開示を行う場合における非開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。

ア　開示部分と非開示部分とがページ単位で区分できるとき

非開示部分を取り外して、開示部分のみを開示する。ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、開示部分のみを複写した物又は非開示部分を紙袋で覆つた物等により開示する。

イ　開示部分と非開示部分とが同一ページにあるとき

該当ページを複写した上で、非開示部分をマジック等で塗りつぶした物を複写した物又は非開示部分を覆つて複写した物を開示する。

7　公文書の開示の実施

(1)　開示の日時及び場所

公文書の開示は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施する。なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、主管課は、改めて別の日時を指定することができるものとする。

この場合、改めて決定通知書を送付することは要しないものとするが、変更日時の関係文書への付記及び総合公開窓口への連絡は必要である。

(2)　開示の準備

主管課の職員は、決定通知書に記載された日時までに、対象公文書を開示場所として指定された総合公開窓口へ搬入しておくものとする。なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写した物を開示する場合及び公文書の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。

(3)　決定通知書の確認

主管課の職員は、総合公開窓口に来庁した者に対して、決定通知書の提示を求め、請求者本人であること及び公文書の件名の確認を行うものとする。

(4)　公文書の閲覧の実施

ア　閲覧の実施

主管課の職員は、対象公文書を提示し、請求者の求めに応じて、当該公文書の内容等について説明するものとする。なお、総合公開窓口の職員は、原則として、この閲覧に立ち会うものとする。

イ　閲覧の中止又は禁止

主管課の職員は、閲覧者に対し、公文書を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。

閲覧者が、公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

(5)　開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

当初の開示請求において、開示の方法の希望が閲覧の請求のみである場合であつても、開示の当日写しの交付を求められたときは、請求書の訂正を求めて、その場で写しを交付して差し支えないものとする。ただし、法令等の規定により、公文書の写しの交付が禁止されている場合を除く。

8　費用徴収

(1)　費用の額

条例第12条の規定による公文書の写しの交付に要する費用の額は、次のとおりとする。

ア　公文書の写しの作成に要する費用の額

(ア)　主管課又は総合公開窓口の乾式複写機により、日本工業規格B5判からA3判までの規格の用紙を用いて公文書の写しを作成したとき

①　白黒の場合　1枚につき10円

②　カラーの場合　1枚につき70円

(イ)　複写を業者に委託して図面等の公文書の写しを作成したとき

当該委託契約の額

イ　公文書の写しの送付に要する費用の額

公文書の写しの郵送等に要する実費

(2)　徴収の方法

公文書の写しの作成及び送付に要する費用は、次の方法により徴収するものとする。なお、具体的な徴収事務は、斑鳩町会計規則(昭和55年4月斑鳩町規則第12号)の定めるところにより行うものとする。

ア　総合公開窓口で写しを交付する場合

総合公開窓口で写しを交付する場合は、公文書の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、公文書の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。

イ　郵送等により写しを交付する場合

郵送等により写しを交付する場合は、請求者の希望により、現金又は納入通知書若しくは郵便為替(写しの送付に要する費用については、郵便切手でもよいものとする。)で徴収するものとし、主管課は納入等を確認の後、公文書の写しを(現金等の場合は領収書を添えて)請求者に送付するものとする。

(3)　歳入科目

公文書の写しの作成及び送付に要する費用に係る収入は、総合公開窓口の歳入とし、歳入科目は、一般会計においては次のとおりとする。

(款)諸収入、(項)雑入、(目)雑入、(節)雑入

第4　不服申立てがあつた場合の取扱い

1　不服申立ての種類及び方法

(1)　不服申立ての種類

公文書の開示・非開示決定等に対する不服申立てには、処分をした機関(以下「処分庁」という。)の上級庁に対して行う「審査請求」と、処分庁に対して行う「異議申立て」がある。

本町の場合は、水道事業管理者が行つた処分については、町長に対する「審査請求」となり総合公開窓口で事務処理を行うこととなり、その他の実施機関が行つた処分については、処分庁である各実施機関に対する「異議申立て」となり原処分に係る事務を行つた主管課が事務処理を行うこととなる。

(2)　不服申立ての方法

不服申立ては、行政不服審査法(昭和37年法律第160号。以下「法」という。)第9条の規定により書面によることを要し、口頭では認められないので、口頭で不服申立てがあつたときは、書面が行うよう指導するものとする。

2　不服申立書の受付

「公文書開示不服申立書」(別記様式第7号)は、処分を行つた実施機関(審査請求については町長)に対して提出されるものであるが、不服申立人の利便を考慮して、原則として、「第8　情報公開主任」に定めるその実施機関の主管課の情報公開主任又は担当職員の立会いの上、総合公開窓口で受け付けるものとするが、不服申立人の便宜を図るため主管課においても受け付けるものとする。総合公開窓口では、法の規定により、次の要件について確認し、記載不備の場合には補筆又は訂正を求めた上、不服申立書を受け付ける。なお、審査請求の場合は、正副2通を提出してもらわなければならない。

3　受付後の不服申立書の取扱い

(1)　受付後の不服申立書の取扱い

ア　総合公開窓口で受け付けた場合

総合公開窓口において不服申立書の写しを控えとして保管するとともに、直ちに当該不服申立書を主管課へ送付するものとする。

イ　主管課で受け付けた場合

直ちに不服申立書の写しを総合公開窓口へ送付するものとする。

(2)　不服申立処理簿の記載

総合公開窓口の職員は、不服申立てがあつた場合は、「不服申立処理簿」(別記様式第8号)に必要事項を記載し、常に不服申立てに係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。

4　不服申立ての形式要件審査等

(1)　記載事項の確認

不服申立書の提出があつた場合は、主管課は、法の規定に基づき、次の要件について確認の上、不服申立書を受理するものとする。

ア　不服申立書の記載事項の確認

(ア)　不服申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所、連絡先

(イ)　不服申立てに係る処分

(ウ)　不服申立てに係る処分があつたことを知つた年月日

(エ)　不服申立ての趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及び内容

(カ)　不服申立ての年月日

(キ)　不服申立人が、法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によつて不服申立てをする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

イ　不服申立人の押印の有無

ウ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人の登記事項証明書、代表者若しくは管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

エ　不服申立期間内(開示・非開示決定等の処分があつたことを知つた日の翌日から起算して60日以内又は処分があつた日の翌日から起算して1年以内)の不服申立てかどうか

オ　不服申立適格の有無(開示・非開示決定等の処分によつて、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか)

(2)　不服申立書の補正

主管課は、当該不服申立てが、上記(1)の要件を満たさず不適法であつても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　不服申立てについての却下の決定

主管課は、不服申立てが次のいずれかに該当する場合には、当該不服申立てについての却下の決定を行い、決定書の謄本を不服申立人に送達するとともに、その写しを総合公開窓口へ送付するものとする。

ア　不服申立てが不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかつた場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　不服申立ての受理

主管課は、不服申立書が上記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに、次の手続に入らなければならない。

5　原処分の再検討

(1)　主管課は、不服申立書を受理したときは、直ちに原処分である開示・非開示決定の再検討を行うものとする。

(2)　再検討の結果、次のいずれかに該当する場合は、斑鳩町公文書開示審査会への諮問は不要となるものである。

ア　実施機関が、職権により自発的に原処分である非開示決定又は一部開示決定を取り消し、全部開示決定を行うことにより又は不服申立人の主張どおり原処分を職権により変更することにより、当該不服申立てが却下される場合

イ　実施機関が、審査会に諮問するまでもなく、不服申立ての全部認容決定を行い、自主的に原処分である非開示決定又は一部開示決定を取り消し、全部開示決定又は不服申立人の主張を満たした一部開示決定を行う場合

(3)　上記(2)の決定に当たつては、事前に総合公開窓口に協議するものとする。

6　斑鳩町公文書開示審査会への諮問

主管課は、不服申立ての原処分が却下処分である場合、不作為に対する不服申立てである場合、4の(3)により不服申立てを却下する場合及び5の(2)に該当する場合を除き、不服申立書を受理した日から原則として2週間以内に、次に定めるところにより、斑鳩町公文書開示審査会(以下「審査会」という。)に諮問するものとする。

(1)　諮問書の作成

主管課は、次に掲げる事項を記載した諮問書(「公文書の開示・非開示の決定に対する不服申立てについて(諮問)」(別記様式第9号))を作成するものとする。

ア　不服申立てに係る決定の対象となつた公文書の件名

イ　開示・非開示決定を行つた具体的理由

ウ　その他必要な事項

(2)　諮問書の提出

主管課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、総合公開窓口へ提出するものとする。

ア　公文書不服申立書の写し

イ　公文書開示請求書の写し

ウ　決定通知書の写し

エ　処理簿の写し

オ　その他必要な書類(不服申立ての対象となつた公文書の写し等)

7　審査会の意見聴取等への対応

主管課の職員は、条例第14条第7項の規定により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は決定に係る公文書等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

8　審査会の答申

総合公開窓口は、審査会から答申があつた場合は、直ちに、答申書を主管課に送付するものとする。

9　不服申立てに対する裁決又は決定

(1)　主管課は、答申書の送付があつた場合は、これを尊重して、原則として2週間以内に当該不服申立てに対する裁決又は決定を行うものとする。この決定に当たつては、総合公開窓口に協議するものとする。なお、この協議は、当分の間、合議とする。

(2)　不服申立てに対する裁決又は決定は、町長部局にあつては、町長決裁により、その他の実施機関にあつては、当該実施機関の定めるところによるものとする。

(3)　主管課は、不服申立てに対する裁決又は決定を行つた場合は、直ちに、決定書の謄本を当該不服申立人へ送付する(裁決の場合は処分庁である水道事業管理者へも送付する。)とともに、その写しを総合公開窓口に送付するものとする。

(4)　不服申立てについて認容及び一部認容の決定をしたときは、主管課は、速やかに、当該不服申立てに対する決定に応じた開示・非開示決定を行い、決定通知書を請求者へ送付するとともに、その写しを総合公開窓口に送付するものとする。

(5)　主管課は、第3の5に基づき、意見の聴取等を行つた第三者に関する情報が記録されている公文書についての開示・非開示決定を変更することになつた場合は、その旨を当該第三者に通知するものとする。

10　開示決定に対して第三者から不服申立てがあつた場合

第三者に関する情報が記録されている公文書に係る開示決定に対して、当該第三者から不服申立てがあつた場合であつても、不服申立てが提起されただけでは開示の実施は停止されないので、不服申立ての受付に当たつては、不服申立てと併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を、不服申立人に対して説明するものとする。

※　執行停止の申立て

審査請求　行政不服審査法第34条第1項・第2項

異議申立て　行政不服審査法第48条において準用される同法第34条第1項・第2項)

第5　任意開示に係る事務

1　任意開示の申出

条例第16条第1項及び付則第3項の規定による任意開示の申出は、「公文書任意開示申出書」(別記様式第10号)を総合公開窓口に提出することにより行うものとする。

2　申出に対する回答

任意開示の申出があつた場合における開示・非開示の回答は、「公文書任意開示回答書」(別記様式第11号)により行うものとする。

3　その他の事務

上記1及び2のほか、任意開示に係る事務処理については、不服申立てを除き、開示請求の場合にできるだけ準じて行うものとする。

第6　検索資料の作成等

1　検索資料の作成等

(1)　総合公開窓口は、毎年文書管理システムにおいて管理されているファイルデータにより前年度の文書リストを作成し、主管課に内容の確認を求めるものとする。

(2)　主管課は、文書リストの内容を確認するに当たつては、該当する文書の有無と併せて、記載された内容から個人名等の非開示事項に該当する情報が判明することのないよう、必要な措置を講じた上で、一般の利用に供するようにしなければならない。

(3)　総合公開窓口は、主管課で確認された文書リストにより文書目録を作成するものとする。

2　文書目録の配置

総合公開窓口においては、各実施機関が管理する対象公文書の文書目録を置き、一般の閲覧に供するものとする。

第7　運用状況の公表

1　運用状況のとりまとめ

総合公開窓口は、各実施機関における前年度の公文書開示制度の実施状況をとりまとめるものとする。

2　公表の方法

総合公開窓口は、毎年度6月末日までに、次の事項について、前年度の運用状況を斑鳩町広報に登載することにより、公表するものとする。

(1)　公文書開示請求件数

(2)　公文書開示請求に関する決定状況

(3)　不服申立ての件数及び裁決又は決定の状況

(4)　その他必要な事項

第8　情報公開主任

1　設置

公文書の開示に係る円滑な対象公文書の特定及び的確かつ統一的な開示・非開示決定に係る判断を行うとともに、行政資料の提供等の情報提供施策を充実し、もつて情報公開を総合的に推進するため、各主管課に、情報公開主任を置き、主管課の長をもつて充てるものとする。

2　職務

情報公開主任は、次の職務を行うものとする。

(1)　公文書開示に関する事務

ア　公文書開示請求に係る対象公文書の特定作業に関すること。

イ　公文書の開示・非開示の判断の審査及び調整に関すること。

ウ　総合公開窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。

エ　その他公文書開示に係る事務の指導に関すること。

(2)　情報提供施策の充実に関する事務

ア　行政資料等の提供に関すること。

イ　有償刊行物の頒布に関すること。

ウ　総合公開窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。

エ　その他情報提供施策の充実に係る事務の指導に関すること。

付則

付則(平成17年要綱第3号)